Appsely Schreibtisch

Die vollständige Übersicht über Dokumente und Unterlagen

Papierpost, E-Mails, Anhänge und eigener Schriftwechsel werden gemeinsam verarbeitet, geordnet und dauerhaft auffindbar gemacht.

Keine Buchhaltung

Appsely Schreibtisch ist eine Dokumentenverarbeitung und digitale Arbeitsablage. Rechnungen werden erkannt und können auf Wunsch an Lexware Office oder ein anderes Buchhaltungssystem weitergeleitet werden.

Was sich verändert

Aus verstreuten Unterlagen wird ein gemeinsamer Arbeitsbereich

Dokumente liegen nicht mehr getrennt in Papierordnern, E-Mail-Postfächern, Downloads und verschiedenen Programmen. Appsely führt die Informationen zusammen und stellt den Zusammenhang zwischen Dokumenten, Personen, Unternehmen, Antworten und Fristen her.

Bisher

Papierpost im Ordner
Anhänge im E-Mail-Postfach
Fristen im Kalender
Antworten in einzelnen Dateien

Mit Appsely

Ein Dokumenteneingang
Ein vollständiger Vorgang
Eine gemeinsame Suche
Ein nachvollziehbarer Ablauf

Drei Wege zum Schreibtisch

Papierpost, E-Mail und Dateien gemeinsam erfassen

Selbst einscannen

Papierpost selbst digitalisieren und direkt in den Dokumenteneingang übernehmen.

E-Mail weiterleiten

E-Mails und Anhänge über die persönliche Appsely-Adresse automatisch verarbeiten lassen.

Post & Mail nutzen

Optional übernimmt Appsely den Eingang und die Digitalisierung der Papierpost.

Bereits vorgesehen

Der Schreibtisch übernimmt die tägliche Dokumentenarbeit

✓Papierpost selbst einscannen

✓Appsely Post & Mail optional nutzen

✓E-Mails und Anhänge empfangen

✓Texte per OCR erkennen

✓Dokumente automatisch benennen und sortieren

✓Personen, Unternehmen und Vorgänge zuordnen

✓Dokumente per Volltext durchsuchen

✓Fristen erkennen und erinnern

✓Schriftwechsel am Rechner erstellen

✓Vollständige Dokumente oder einzelne Seiten herunterladen

✓Dokumente in der Cloud ablegen

✓Eingangs- und Ausgangszeit dokumentieren

✓Auf EU-Servern speichern

✓Rechnungen optional an verbundene Systeme weiterleiten

Geplanter Ausbau

Sieben Bereiche für den vollständigen Arbeitsablauf

Die folgenden Funktionen erweitern den Schreibtisch von der Dokumentenablage zu einem vollständigen Vorgangssystem.

DokumenteneingangDokumente aus unterschiedlichen Quellen zuverlässig übernehmen und für die Verarbeitung vorbereiten.+

–Dateien per Drag-and-drop hochladen
–Mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen
–PDF, JPG, PNG, Word und E-Mail unterstützen
–Mehrseitige Scans automatisch trennen
–Zusammengehörende Seiten wieder verbinden
–Verdrehte Seiten automatisch ausrichten
–Doppelte Dokumente erkennen

DokumentenübersichtAlle Unterlagen nach Status, Absender, Zeitraum und Vorgang überblicken.+

–Status: neu, geprüft, erledigt oder archiviert
–Absender, Datum, Dokumentart und Vorgang anzeigen
–Nach Zeitraum, Unternehmen, Status und Dokumentart filtern
–Wichtige Dokumente als Favoriten markieren
–Eigene Ordner und Schlagwörter verwenden

BearbeitungDokumente und einzelne Seiten direkt im Schreibtisch bearbeiten.+

–Dokumente umbenennen
–Seiten löschen, drehen oder neu anordnen
–Mehrere Dokumente zusammenführen
–Einzelne Seiten herauslösen
–Notizen und interne Kommentare hinzufügen
–Falsche automatische Zuordnungen korrigieren

Fristen und AufgabenTermine aus Dokumenten übernehmen und nachvollziehbar bearbeiten.+

–Fristen aus Dokumenten übernehmen
–Eigene Erinnerungen festlegen
–Wiederkehrende Fristen anlegen
–Zuständige Person bestimmen
–Fristen als erledigt markieren
–Per E-Mail und im Kundenkonto erinnern

SchriftwechselAntworten direkt mit dem ursprünglichen Dokument und Vorgang verbinden.+

–Antwort direkt aus dem Vorgang erstellen
–Vorlagen für Kündigung, Widerspruch, Rückfrage und Mahnung
–Absender- und Empfängerdaten automatisch übernehmen
–Antwort als PDF speichern
–Verbindung zu Appsely Mail für den Briefversand
–Gesamten Schriftwechsel beim Vorgang aufbewahren

WeitergabeDokumente kontrolliert teilen oder nach festgelegten Regeln weiterleiten.+

–Sicher mit Steuerberater, Mitarbeiter oder Dienstleister teilen
–Zeitlich begrenzte Freigabelinks erstellen
–Vollständige Dokumente oder ausgewählte Seiten teilen
–Erkannte Rechnungen nach Regeln weiterleiten
–Übertragungsstatus anzeigen

Nachweis und SicherheitOriginale schützen und jede wichtige Verarbeitung nachvollziehbar machen.+

–Ursprüngliche Datei unverändert aufbewahren
–Bearbeitungen und Downloads protokollieren
–Eingangs- und Ausgangszeit speichern
–Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Anmeldung
–Rollen und Zugriffsrechte
–Vollständiger Datenexport
–Lösch- und Aufbewahrungsregeln

Persönliche Appsely-Adresse

Das vorhandene E-Mail-Postfach bleibt bestehen

Im bestehenden Postfach wird lediglich eine weitere Weiterleitung an die persönliche Appsely-Adresse eingerichtet. Für den normalen Schriftverkehr wird keine neue E-Mail-Adresse benötigt.

am-1xxxxxx@post.appsely.com

Der Kunde bestimmt, was weitergeleitet wird:

✓ Alle E-Mails
✓ Nur E-Mails mit Anhängen
✓ Nur Rechnungen und Dokumente
✓ Nur bestimmte Absender

Appsely verarbeitet die Nachricht automatisch

E-Mail und Anhänge gemeinsam speichern
Absender, Empfänger, Betreff und Eingangsdatum erfassen
Anhänge per OCR auslesen
Dokumente erkennen und Vorgängen zuordnen
Fristen und wichtige Angaben übernehmen
E-Mail und Dokument gemeinsam durchsuchbar machen
Erkannte Rechnungen optional weiterleiten

Alle Unterlagen an einem Ort

Selbst eingescannte Papierpost, E-Mails und Anhänge werden gemeinsam im Appsely-Schreibtisch gespeichert.

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